Van Vergadering naar Gathering in 14 stappen

Goede vergaderingen en brainstorms hebben een heldere agenda, een voorzitter, een tijdsopvatting, eventueel een notulist, eindigen met concrete actiepunten of afspraken en dienen een doel. Maar niet iedere vergadering is even leuk of is soms zelfs tenenkrommend.

Natuurlijk zijn vergaderingen er in eerste instantie niet voor de fun, maar door er af en toe een schepje werkpret aan toe te voegen, kan het nodige samenzijn wel weer effectiever worden. Je haalt iedereen even uit de gebruikelijke routine en het zorgt ervoor dat heel de groep écht aanwezig is. Natuurlijk kun je weerstand verwachten, want wij mensen zijn nu eenmaal gewoontediertjes en eerlijk is eerlijk, niet ieder bedrijf leent zich hier voor. Aan de andere kant; why not? Give it a shot!

We geven je een aantal tips om van je vergadering een ware gathering te maken.

Begin met een check-in

Als mensen een vergadering of brainstorm binnen komen rennen, lopen ze vaak nog rond met iets wat hen bezighoudt. Om ervoor te zorgen dat eventuele zwaarmoedige olifanten of springerige Unicorns de meeting niet in de weg zitten, begin je met een check-in. Iedereen gaat staan en om de beurt vertel je heel kort wat je bezighoudt. Bijvoorbeeld: “Ik moet nog steeds belastingaangifte doen.”, “Mijn kind gaat voor het eerst naar de crèche en ik voel me een weekdier.”, “Ik heb gisterenavond de liefde van mijn leven ontmoet”. Nadat je gedeeld hebt wat je wilt delen, zeg je “CHECK-IN”. Als iedereen is ingecheckt, zijn alle hersenspinsels even geparkeerd, dan weet iedereen wat er bij een ander speelt en is de ruimte vrij voor het doel van de meeting.

Food doet goed. Het maakt van je saaie meeting een klein feestje.

Vertroetel met voedsel

Neem eens wat lekkers mee. Of het nu een zelfgebakken bananenbrood is of moddervette Bossche Bollen omdat je in de buurt woont van de beste bollenbakker; food doet goed. Het maakt van je saaie meeting een klein feestje. Je kunt er zelfs een bakcompetitie van maken. Iedereen neemt om de beurt bij de maandelijkse meeting een zelfgebakken taart mee. Reserveer hiervoor een kort momentje op de agenda en laat mensen ‘stil’ stemmen. Heeft bij meeting 12 ook het laatste teamlid zijn taart ingediend? Dan is het tijd om een aparte meeting (yay, nog een!) in te plannen om te kijken wie eeuwige roem toekomt. Tip: hier vind je een taart die een potentiële winnaar zou kunnen zijn!

Dáág mobieltje

Het klinkt logisch, maar het is zeker niet vanzelfsprekend. Tijdens een vergadering is er geen ruimte voor mobiele telefoons en laptops. Je kunt met je aandacht niet op twee plekken tegelijk zijn. Tijdens de break kan iedereen weer even druk, druk, druk doen op zijn telefoon en checken of de poes van de buren al uit de boom is.

Wel een leuke locatie

Zit je iedere dag, week of maand in dezelfde vergaderzaal? Ga eens ergens anders vergaderen. Dat kan simpel door de stoelen op te pakken en lekker buiten te gaan zitten. Of pak het helemaal anders aan en reserveer eens in de zoveel tijd een inspirerende ruimte op een totaal andere locatie. Sluit je bijvoorbeeld aan bij de KantoorKaravaan.

Vergader in beelden

Betreft de meeting maar één onderwerp? Vraag iedereen een afbeelding mee te nemen die over het onderwerp gaat. Een afbeelding die uitdaagt, vraagtekens oproept of in een oogopslag jouw standpunt vertegenwoordigt. Beelden zeggen soms echt meer dan duizend woorden.

Verander vijf dingen aan jezelf

Noot vooraf: doe dit liever tijdens een lange brainstormsessie, dan iedere week tijdens de maandagmorgenmeeting. Enfin, daar gaan we. Vraag iedereen om vijf dingen aan zichzelf te veranderen. 1. Zet je bril af. 2. Doe je haar in een knot. 3. Wissel je ring van vinger. 4. Doe even snel een lipgloss op. 5. Doe je jasje uit. Iedereen moet natuurlijk zelf verzinnen wat hij of zij doet. Dit doe je met de rug naar elkaar toe en de ander moet raden wat anders is. Makkie toch?

Ga je echt je rok omdraaien en je hakken uittrappen? Ja!

Vraag hen dan om nog vijf andere dingen aan zichzelf te veranderen. Tja, ga je echt je rok omdraaien en je hakken uittrappen? Ja! Het gaat erom dat het enerzijds invloed heeft op de sfeer. Het is voor iedereen best een beetje ongemakkelijk. Maar omarm het en ga erin mee en dan wordt het hilarisch. Anderzijds zorgt deze oefening ervoor zorgt dat mensen nog beter gaan nadenken over hoe ze deze ‘taak’ gaan voltooien. Ze worden uitgedaagd om hier creatief mee om te gaan. En dan ontdekken ze dat iets wel kan, al dachten ze aanvankelijk misschien van niet.

Bullshitbingo

Maak een lijst van 25 woorden waarvan je verwacht dat ze regelmatig voor zullen komen tijdens een meeting. Dan hebben we het niet over projectnamen of merknamen, maar over managers-gelul. Interessante termen, die je zo plat kunt slaan in klare taal. Per branche zal zo’n lijst met woorden er anders uitzien, maar werk je in een marketingorganisatie, dan komen de volgende woorden je vast bekend voor: co-creatie, funnel, hereiken, ballpark en ‘onderaan de streep’. Heeft u een bakje? Als tijdens de meeting een woord wordt gebruikt dat op de bullshitbingokaart staat, dan kun je die afstrepen. Zijn er vijf genoemd in de meeting? Dan roep je BULLSHIT! Of BINGO, voor de geciviliseerde mensen onder ons. In de praktijk zal blijken dat je verrassend snel BULLTSHIT! kunt roepen. Of de spreker hier intens gelukkig van wordt, dat is nog een tweede… Hij of zij moet er wel een beetje humor voor hebben.

Oh ja, het woord bullshitbingo mag wat ons betreft sowieso op de bingokaart. Wat een bullshitwoord.

Vergader staand

Dag houten kont of wegzakstoelen; het is tijd om staand te vergaderen. Als je staat wordt een vergadering vaak efficiënter ingestoken, simpelweg omdat men een actieve houding heeft. Bijkomend voordeel; als mensen staan zie je beter hun lichaamstaal. Nee, ze kunnen niet meer verbergen dat ze het roerend eens of oneens zijn.

Dan kan iedereen even de zweetsnor bijpoederen op het toilet of de okkies droog wapperen in de frisse buitenlucht.

Breaky, breaky

Schrik niet! De aandachtsspanne tijdens een vergadering is kort. Maar een half uur tot drie kwartier. Een uur tot anderhalf uur is de max om mensen aan board te houden. Gaat de vergadering nog wel even duren? Bouw dan dus zeker na anderhalf uur tien volle minuten pauze in. Dan kan iedereen even een hippe latte macchiato uit het apparaat tappen, hun stressless legs uit de benen lopen, de zweetsnor bijpoederen op het toilet of de okkies droog wapperen in de frisse buitenlucht. Zet tijdens de break de deuren en ramen even vol open, want man, man, man, het is al snel happen naar zuurstof.

Decoreer met stationery

Een mooi notitieboekje met verse witte pagina’s en een fijne lijner zijn tijdens een lange meeting meer dan welkom. Handig is het zeker en mooi, want het oog wil tenslotte ook wat. Vul het aan met wat leuke sticky notes waar iedereen zijn of haar ideeën op kan schrijven en wause washi tape om de flipover-vellen mee op te hangen. Hier vind je een walhalla van leuke stationery-items.

Don’t give a speech, put on a show

Nooit doen: een presentatie houden waarbij je alle bullets gaat voorlezen van je ne-gen-en-tach-tig sheets in PowerPoint. Dat wordt een helse rit, voor je publiek en voor jou. Want je bent ze bij sheet drie al kwijt. Presenteer je onderwerp eens op een andere manier. Zijn al die slides echt nodig? Of kun je ze ook later nasturen om je verhaal te ondersteunen? Bedenk dat je publiek maar een beperkte aandachtsspanne heeft. Neem hen als uitgangspunt. Maak er een show van. Dat betekent heus niet dat je als showmaster ten tonele hoeft te komen. – Alhoewel, dat vinden wij best leuk. Maar vertel het verhaal dat in je hoofd zit. Met passie. Met overtuiging. Met geloof. Met vertrouwen. Pak ze in. Met één pakkende slide. Eén video. Eén beeld. Eén grafiek. Nou vooruit dan, of twee of drie… En nee, Prezi is niet de oplossing, maar wees eens echt creatief.

Manage de tijd. Of juist niet.

De tijd, dat is een lastige. Als je van tevoren bepaalt wat de duur van een meeting is en de spreektijd per persoon bepaalt, dan kan dit helpen om een meeting voortvarend te laten verlopen. Je kunt zelfs ‘streng’ een wekkertje zetten, zodat die ene collega die altijd veel spreektijd nodig heeft door het wekkertje wordt verzocht om af te ronden.

Daarentegen kun je er ook voor kiezen om geen eindtijd vast te leggen. Als je dit wel doet, dan wordt die tijd bijna altijd volgeluld. Doe je dit niet, dan zal je merken dat een meeting soms veel eerder afgelopen kan zijn omdat er sneller beslissingen worden gemaakt. Kijk naar de aard van de meeting en probeer het allebei eens een keer uit. Dan merk je vanzelf wat voor het team het beste werkt.

In een vingerknip zie je eruit als om door een ringetje te halen – OF – je bent altijd overal als eerste aan de beurt.

Het dinsdag-dilemma

Wij zijn dol op dinsdagen, want dan is het weer tijd voor het Dilemma op Dinsdag! Iedere dinsdag vind je op www.dilemmaopdinsdag.nl een nieuw dilemma. Begin de meeting of sluit ‘m juist af door het dilemma voor te leggen. Iedereen moet kiezen en heel kort zijn of haar keuze toelichten. Het dilemma #177 luidt bijvoorbeeld als volgt: In een vingerknip zie je eruit als om door een ringetje te halen – OF – je bent altijd overal als eerste aan de beurt. Niet te doen toch? Ook leuk om voor te leggen op een maandag, woensdag, donderdag of vrijdag.

Eindig met een check-out

Aan het einde van een dag brainstormen of lange vergadering eindig je door allemaal weer op te staan. Je geeft aan wat je naar aanleiding van de vergadering is bijgebleven. Dit vertel je in een korte zin en daarna zeg je CHECK OUT. Bijvoorbeeld: “Ik haat staand vergaderen.”, “Wat een bullshit, die bullshitbingo”, “Ik bak volgende week de winnende taart.” of “Ik ben voldaan. En moe.”

CHECK-OUT

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Reageer

Navigate